Cosa si intende per "ospite"?

Vorrei invitare un collaboratore esterno. Cosa devo fare?

Tutto quello che serve sapere sugli ospiti

Elenco degli allegati

Cosa si intende “ospite”?

L’ospite è qualunque persona, arruolata presso enti diversi dall’Ateneo, pubblici e privati, nazionali e internazionali, che venga occasionalmente in visita istituzionale presso il Dipartimento e le sue sedi, sia per motivi didattici che di ricerca.

Sono considerati ospiti, ad esempio, i seminaristi e i Visiting Scientist ai sensi del Regolamento di Ateneo in materia.

Per ospitare collaboratori potete parlare con noi:

Ottavia Umani (stanza 128) – ottavia.umani@units.it

Irene Spagnul (stanza 124) – ispagnul@units.it

Melissa Amati (stanza 124) – mamati@units.it

Per poter organizzare il lavoro, vi chiediamo di contattarci con largo anticipo ( almeno 2-3 mesi prima dell’attività prevista e tenuto anche conto della peculiarità del vostro ospite).

Vorrei invitare un collaboratore esterno. Cosa devo fare?

I passaggi da seguire sono i seguenti:

Step 1. Fai richiesta

Scrivi una lettera indirizzata al Direttore, dalla quale emergano chiaramente:

• nome e cognome dell'ospite
• ente e paese di provenienza
• attività della collaborazione (didattica o scientifica)
• periodo della permanenza dell'ospite
• motivazione scientifica e eventuali legami con progetti di ricerca del Dipartimento
• eventuali strutture esterne a cui deve accedere (e.g., Elettra, ICTP...)
• in caso di compensi, rimborsi o acquisti, ammontare presunto della spesa e fondo di destinazione del costo

Allegati:

Richiesta ospiti

Step 2. Lettera di invito e contatti con l'ospite

Mandaci un contatto email dell'ospite: noi scriveremo una lettera di invito (in italiano o in inglese) in cui descriveremo i termini della collaborazione e forniremo i contatti degli uffici per ottenere supporto (nel caso di stranieri, per indicazioni sul compenso, per la compilazione delle dichiarazioni in materia fiscale...).

Allegati:

Lettera invito (eng)

Step 3. Organizzazione della visita e gestione amministrativa

Ciascun docente proponente è supervisore, responsabile e punto di riferimento organizativo di ciascun ospite, ma noi ci occuperemo interamente della gestione amministrativa, per la quale saranno richieste delle firme sia a voi che all'ospite.

In base alle esigenze, terremo frequenti contatti con gli ospiti per organizzare la visita e siamo disponibili a supportarli nella compilazione della modulistica fiscale.

Per prenotazioni di viaggio e soggiorno, visitate la pagina dedicata e scrivete ad acquisti.df@units.it.

Nel caso di ospiti stranieri, trovate maggiori informazioni alla pagina dedicata (LINK).

Allegati:

Conferimento di incarico

Dichiarazione altri incarichi

Dichiarazione conflitto di interessi

Foglio notizie ospite

Dichiarazione avvenuta attività

Nota di debito (ITA) (ENG)

Tutto quello che serve saper sugli ospiti

Posso remunerare o supportare finanziariamente il mio ospite?

L’ospite può partecipare alle attività gratuitamente oppure può percepire:

• un compenso vero e proprio;
• un rimborso forfettario;
• un rimborso analitico.

La scelta è rimessa al docente che supervisiona l’attività oggetto della collaborazione e che, di norma, dispone delle risorse per l’eventuale supporto all’ospite.

In caso di remunerazione, qualunque ne sia la forma, l’ospite è inquadrato come collaboratore autonomo occasionale, poiché esterno ai ruoli dell’Ateneo e partecipante non continuativo alle nostre attività.

Altra forma di supporto possibile è l’anticipazione di costi da parte del Dipartimento, che acquista il necessario servizio direttamente presso fornitori. In questa forma, l’ospite non necessita di conferimento di incarico di collaborazione; tuttavia, i costi anticipabili sono limitati (solitamente viaggio e soggiorno) e i pasti o i mezzi di trasporto pubblico locale dovrebbero comunque passare da un rimborso (per il quale serve il CF italiano, attenzione per gli stranieri!).

Per questo genere di supporto si rimanda al ciclo Acquisti.

Non si può procedere ad un rimborso tramite ciclo Missioni.

Attenzione! Anche in caso di anticipazione di costi, qualora l’ospite percepisca compensi o rimborsi dovrà ottenere un conferimento di incarico. I due procedimenti non sono esclusivi.

Quanto pagare un ospite?

Non esistono né un importo fisso né una indicazione di legge.

L’importo viene stabilito dalle parti, ferme restando le risorse disponibili presso il Dipartimento o le condizioni imposte da eventuali finanziatori a monte dell’attività oggetto della collaborazione. Gli uffici amministrativi possono, su richiesta, fare una statistica in base a eventi simili precedenti.

Suggerimento: in caso di rimborso forfettario, è ragionevole concordare un importo che quanto meno copra le maggiori spese dell’ospite.

Compenso, rimborso forfettario e rimborso analitico: quali sono le differenze?

Per compenso strictu sensu intendiamo un importo onnicomprensivo che viene corrisposto a fronte di e commisurato all’esecuzione di un’attività, come nel caso del salario del dipendente. Tale importo è pertanto di natura reddituale e viene tassato ai sensi di legge.

Un rimborso forfettario è un ammontare onnicomprensivo che viene corrisposto a supporto delle spese sostenute per l’esecuzione di un’attività. Questa forma di rimborso è fissa e non commisurata alle spese effettivamente sostenute dall’ospite, che non deve pertanto presentare alcun documento a dimostrazione dei propri costi. Tuttavia, ai sensi di legge, proprio in virtù della sua natura forfettaria, tale importo è equiparato al reddito e pertanto viene tassato.

Un rimborso analitico è un importo erogato a sostegno delle spese effettivamente sostenute dall’ospite e viene pertanto calcolato sulla base di giustificativi di spesa, quali ad esempio fatture, scontrini, prenotazioni dettagliate, titoli di viaggio, che l’ospite dovrà lasciare agli uffici per la liquidazione. Essendo una forma di remunerazione legata esclusivamente alla copertura di costi dimostrati, questa forma di remunerazione è riconosciuta esente da tassazione dalla risoluzione n. 49 dd 11/07/2013 dell’Agenzia delle Entrate, poiché il reddito prodotto si intende pari a zero.

Attenzione! Un rimborso analitico è esclusivamente analitico e non contiene alcun elemento, di nessun importo (anche minimo), di natura forfettaria.

Tasse, contributi e marche da bollo

I calcoli proposti negli esempi al precedente paragrafo sono il minimo riscontrabile nelle rispettive casistiche: a seconda della posizione fiscale di ciascun ospite è possibile che il calcolo della tassazione applicabile al compenso si discosti dagli esempi.

Al solo scopo di informarvi, vi ricordiamo quindi che:

• Anche gli occasionali possono essere soggetti alle trattenute per contributi previdenziali in Gestione Separata INPS, qualora l'ammontare complessivo dei compensi (lordo percipiente) ottenuti nel corso dell'anno CORRENTE superi i € 5.000,00. L'aliquota applicabile è attualmente il 33,72%, di cui 1/3 a carico del collaboratore e 2/3 a carico dell'amministrazione pagante.
• Come già evidenziato in esempio, la ritenuta IRPEF applicabile ai soggetti non residenti (ossia che non hanno la residenza fiscale in Italia per oltre 183 giorni nel corso dell'anno) è del 30% a fronte del 20% trattenuto per soggetti residenti;
• Qualora l'ospite non sia un professionista e dunque non debba presentare fattura, dovrà comunque emettere una nota di debito sulla quale applicare una marca da bollo del valore di 2 euro ogni volta che l'ammontare complessivo della nota sia superiore ad € 77,47 (ovvero, ogni volta che la nota è di valore inferiore a tale soglia, la marca da bollo NON è dovuta). In caso di dimenticanza, saremo noi a provvedere al bollo, detraendolo dal compenso netto.

Per approfondimento:

Circolare MIPA n. 2 dd 11/03/2008

INPS - collaborazioni autonome occasionali

Circolare INPS n. 25 dd 11/02/2022

Risoluzione AdE n. 49/2013

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